DYNAMIC Logiciel de gestion documentaire mono-site Le logiciel de GED offrant certainement le meilleur rapport qualité/prix aujourd'hui ! Caractéristiques détaillées
Exemples
Caractéristiques détaillées Gestion des Documents particulièrement performante et simple, qui simplifie complètement la vie courante des affaires. DYNAMIC se met en œuvre facilement et s’adapte à toutes les organisations. Il permet à la fois un fonctionnement courant très simple et un fonctionnement "ISO" pour les documents qualité : Enregistrement de l'ensemble des documents émis et reçus, informatisés ou non. Gestion automatisée des documents informatisés, sous leur applicatif d’origine ( Word, Excel, Powerpoint, Autocad... ) : création, ouverture, suppression, duplication, ... Création des nouveaux documents (lettres, notes, rapports, ...) à partir des modèles propres à l’entreprise. Adressage et numérotation automatisés des lettres, Tris et recherches par les critères "utilisateurs" : document sur telle affaire, répondant à tel mot-clef, de telle nature, envoyé à telle date, ... Accès direct aux documents de chaque affaire, aux sociétés et aux personnes concernées par l’affaire.Annuaire multi-sites et multi-adresses (adresse principale, de facturation...), tris et recherches multi-critères.Gestion des versions, des indices et des visas. Annuaire commun à toute l'entreprise Plus de diffusion des documents "papiers" : la messagerie de DYNAMIC assure la communication entre les utilisateurs DYNAMIC offre aussi un éventail complet pour la confidentialité des documents. Votre base documentaire est parfaitement sécurisée moyennant une sauvegarde régulière du serveur. DYNAMIC est largement paramétrable par l’utilisateur lui-même, à l’installation et au cours de l’utilisation. Porte-documents : Module "porte-document" permettant d'emporter des documents sur un PC portable, voire de travailler à distance, puis de rapatrier simplement les documents (fonction de mise à jour automatisée) Réseau et Environnement : Fonctionnement en réseau de PC (Windows for workgroups, Windows 95, Novell, ...) avec un serveur de données. Protection par le nom de l'utilisateur et mot de passe. Base de données ouverte, accessible par le client. DYNAMIC offre le meilleur rapport qualité/prix actuel Avec DYNAMIC, pour un prix modique,
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Quelques exemples ... Un document à retrouver en urgence...
Un accident est survenu. Vous avez besoin d'urgence du courrier échangé avec votre assureur, le responsable n'est pas là... : AUJOURD'HUI : Vous cherchez le ou les documents : dans quelle armoire ? est-elle ouverte ? dans quel dossier ? s'agit-il des versions qui ont été réellement envoyées ? Y-a-t-il eu des échanges supplémentaires ? Vous cherchez le fichier informatique : sur quel ordinateur ? dans quel répertoire ? sous quel nom ? s'agit-il de la bonne version ?
DEMAIN : Vous sélectionnez le dossier "assurance" sur DYNAMIC. Vous obtenez immédiatement la liste de l'ensemble des documents, classés par ordre chronologique. D'un simple clic, vous l'ouvrez, quel que soit le logiciel avec lequel il a été établi (s'il s'agit d'un fichier informatisé, sinon, le lieu où le retrouver vous est indiqué) Vous retrouvez également toutes les références des destinataires : téléphone, adresse,... ainsi que l'historique du document : différentes versions, circuits de rédaction, d'approbation et de diffusion. Toutes les manipulations se font simplement en cliquant sur des listes...,
Une lettre à préparer...
Vous aviez à taper ou à faire taper un document ... AUJOURD'HUI : Vous le prépariez à la main, puis le donniez à votre secrétaire, qui vous le remettait quelques heures plus tard pour correction. Il fallait au total au moins une journée pour pouvoir le faire partir... Vous deviez également conserver des classeurs de tous les documents émis et les armoires étaient pleines à craquer des œuvres cumulées de tous les Services...
DEMAIN : Vous dupliquerez sur DYNAMIC un document se rapprochant de celui que vous cherchez ou bien un des modèles. Vous continuez à utiliser les logiciels habituels (DYNAMIC s'accommode de tout logiciel) L'adressage et la référence sont rajoutées d'un simple "coller", vous n'avez plus qu'à apporter les modifications et votre "mise en page". Le document est prêt en 30 mn. Vous n'avez plus qu'à l'envoyer et à passer à autre chose. Vous voulez qu'un de vos collaborateurs le voie : vous le mettez sur le circuit de diffusion. Lorsqu'il allumera son propre poste, il sera prévenu qu'il a un document en attente : il pourra soit répondre à votre message, soit modifier directement le document... selon l'option choisie. Inutile de le stocker dans un classeur : il est sur le serveur, parfaitement sécurisé par les sauvegardes périodiques. En cas de besoin du "papier", il est immédiatement imprimé...
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